Bestand prüfen: was in gewachsenen bAV-Beständen typischerweise fehlt
Wer seinen bAV-Bestand prüfen lässt, findet fast immer dieselben zehn Befunde. Wer sie kennt, arbeitet die Bestandsaufnahme in einem halben Tag ab — und weiß danach, ob Handlungsbedarf besteht.
Warum die Bestandsaufnahme zuerst kommt
Ein neues Konzept auf einen unbekannten Bestand zu setzen, erzeugt zwei Systeme, die sich widersprechen. Alte Zusagen laufen nach altem Recht weiter, neue nach neuem — und irgendwo zwischen beiden entstehen Ansprüche, mit denen niemand gerechnet hat. Deshalb ist die Reihenfolge nicht verhandelbar: erst erheben, dann entscheiden.
Was zu erheben ist
Dokumente
- Versorgungsordnung, Betriebsvereinbarung, Gesamtzusage, Tarifvertrag
- Einzelzusagen und Umwandlungsvereinbarungen (auch alte Fassungen)
- Versicherungsscheine, Nachträge, Beitragsnachweise
- Unterlagen zu Unterstützungskassen: Leistungsplan, Rückdeckung, Zuwendungsnachweise
- Gutachten zu Pensionsrückstellungen, letzte Bewertung
- Meldungen und Bescheide des Pensions-Sicherungs-Vereins
- Dokumentation von Anpassungsprüfungen (§ 16 BetrAVG)
Personen
Aktive, ausgeschiedene mit unverfallbarer Anwartschaft, laufende Rentenzahlungen, Hinterbliebene. Für jede Gruppe: Wer verwaltet die Daten, und wie erreichbar sind die Betroffenen? Ausgeschiedene Personen tauchen Jahrzehnte später wieder auf — mit Anspruch.
Prozesse
Wer schließt Vereinbarungen, wer meldet dem Träger, wer beantwortet Auskunftsverlangen, wer überwacht Fristen? Diese Frage ist unangenehm, weil die Antwort oft „niemand ausdrücklich” lautet.
Die zehn häufigsten Befunde
- Zuschuss fehlt oder ist falsch berechnet. 15 % bei Umwandlung, für Altverträge spätestens seit 01.01.2022 (§ 1a Abs. 1a, § 26a BetrAVG). Der häufigste Befund überhaupt.
- Keine schriftliche Zusage, nur Versicherungsscheine. Was zugesagt wurde, ist dann Auslegungsfrage.
- Zusageart nicht bestimmt. Beitrag oder Leistung? Davon hängt die Haftung ab (§ 1 Abs. 2 BetrAVG).
- Anpassungsprüfung nie dokumentiert. Alle drei Jahre Pflicht, auch mit dem Ergebnis „keine Anpassung” (§ 16 Abs. 1 BetrAVG).
- Altzusagen vermischt. Verträge aus der Zeit vor 2005 folgen anderem Steuerrecht (§ 40b EStG in der damaligen Fassung, Übergangsrecht in § 52 EStG). Eine unbedachte Umstellung vernichtet Vorteile.
- Ausgeschiedene aus dem Blick. Anschriften fehlen, Anwartschaften sind nicht bewertet, Auskünfte könnten nicht erteilt werden.
- Rückdeckung und Verpflichtung passen nicht zusammen. Besonders bei alten Direktzusagen und Unterstützungskassen-Zusagen.
- Insolvenzsicherung ungeklärt. Ob Beitragspflicht zum Pensions-Sicherungs-Verein besteht, hängt am Durchführungsweg und seiner Ausgestaltung (§ 7 Abs. 1 BetrAVG).
- Entgeltlose Zeiten ohne Regel. Elternzeit und Langzeitkrankheit wurden von Fall zu Fall entschieden — womit jede Entscheidung Präzedenz ist.
- Gleichbehandlung verletzt. Einzelne haben mehr bekommen als andere in vergleichbarer Lage, ohne sachlichen Grund. Über § 1b Abs. 1 Satz 4 BetrAVG kann daraus ein Anspruch der übrigen werden.
Was am Ende auf dem Tisch liegen sollte
- eine Zusageliste: je Person Rechtsgrundlage, Zusageart, Durchführungsweg, Beitrag, Zuschuss, Status
- eine Pflichtenliste: was offen ist, mit Priorität und Aufwand
- eine Risikoeinschätzung: wo Nachzahlungen oder Nachforderungen drohen
- eine Empfehlung zur Reihenfolge: was zuerst, was mit der Neufassung der Ordnung, was später
Mehr braucht es für eine Entscheidung nicht — und mit weniger ist keine belastbar.
Gelegenheiten, bei denen der Bestand ohnehin geprüft wird
- Unternehmensverkauf oder Beteiligung. Käufer prüfen bAV-Verpflichtungen; ein unbewerteter Bestand mindert den Preis oder blockiert den Vollzug.
- Betriebsübergang. Verpflichtungen gehen mit über (§ 613a BGB).
- Betriebsprüfung. Grenzen, Zuschüsse und Pauschalbesteuerung von Altfällen sind Prüfungsthemen.
- Wechsel in der Personalabteilung. Der Moment, in dem ungeschriebenes Wissen verloren geht.
Wer den Bestand vor einem dieser Anlässe kennt, verhandelt. Wer ihn danach kennt, reagiert.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Bestandsaufnahme?
Bei überschaubaren Beständen ein halber bis ein Tag Sichtung, plus Rückfragen. Aufwendig wird es nur, wenn Unterlagen fehlen — dann ist die Rekonstruktion über Träger und Abrechnungsdaten der größere Teil der Arbeit.
Was, wenn Unterlagen fehlen?
Rekonstruktion über Versorgungsträger, Lohnabrechnungsdaten und die Betroffenen selbst. Wichtig ist, das Ergebnis zu dokumentieren, inklusive der verbleibenden Unsicherheiten — eine festgehaltene Unsicherheit ist kalkulierbar, eine unbekannte nicht.
Müssen wir Fehler der Vergangenheit melden?
Nachzuzahlen ist, was geschuldet war — etwa ein unterlassener Zuschuss. Das ist keine Selbstanzeige, sondern Erfüllung. Bei steuerlichen Fragen (Pauschalbesteuerung, Grenzen) gehört der Steuerberater eingebunden, bevor korrigiert wird.
Lohnt sich das bei fünf Direktversicherungen?
Ja, weil der Aufwand dann gering ist und der häufigste Befund — fehlender Zuschuss — genau dort auftritt. Fünf Verträge über fünf Jahre ohne Zuschuss sind eine überschaubare, aber konkrete Nachzahlung.