bAV-Verwaltung im laufenden Betrieb
Der Aufwand einer bAV liegt nicht in der Einführung, sondern in der laufenden Verwaltung — und die häufigste Ursache für Haftungsfälle ist keine Rechtsfrage, sondern eine offene Zuständigkeit.
Die fünf Daueraufgaben
1. Datenpflege
Jede Zusage braucht einen aktuellen Datensatz: begünstigte Person, Rechtsgrundlage, Zusageart, Träger, Vertragsnummer, Beitrag, Zuschuss, Status, Anschrift. Besonders bei ausgeschiedenen Personen: Sie melden sich Jahrzehnte später — mit Anspruch, aber ohne dass jemand die Akte kennt.
2. Lohnabrechnung
Zwei Grenzen sind laufend zu überwachen: 8 % der Beitragsbemessungsgrenze für die Steuerfreiheit (§ 3 Nr. 63 EStG) und 4 % für die Beitragsfreiheit (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 SvEV). Dazu der Zuschuss von 15 % (§ 1a Abs. 1a BetrAVG) und die richtige Behandlung von Sonderzahlungen. Bei mehreren Zusagen je Person werden die Grenzen zusammengerechnet — ein häufiger Fehler in gewachsenen Beständen.
3. Auskunft (§ 4a BetrAVG)
Auf Verlangen und bei berechtigtem Interesse ist Auskunft zu erteilen — verständlich, in Textform und in angemessener Frist. Inhalte: ob und wie eine Anwartschaft erworben wird, ihre Höhe heute und im Versorgungsfall, die Auswirkungen einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses, die weitere Entwicklung nach dem Ausscheiden und der Übertragungswert.
Praktisch heißt das: Vier Textvorlagen decken über 90 % der Fälle ab — Auskunft für Aktive, für Ausscheidende, für Ausgeschiedene, für Hinterbliebene. Wer ohne Vorlagen arbeitet, formuliert jedes Mal neu und riskiert eine falsche Auskunft. Falsche oder unvollständige Auskünfte begründen Schadensersatzansprüche — das ist der Grund, warum diese Aufgabe nicht nebenbei erledigt werden sollte.
4. Meldungen
An den Versorgungsträger (Ein- und Austritte, Beitragsänderungen, entgeltlose Zeiten) und — soweit Insolvenzsicherung besteht — an den Pensions-Sicherungs-Verein. Insolvenzsicherung
5. Fristen
| Anlass | Frist |
|---|---|
| Anpassungsprüfung laufender Renten | alle drei Jahre (§ 16 Abs. 1 BetrAVG) |
| Auskunft auf Verlangen | angemessene Frist (§ 4a BetrAVG) |
| Übertragungsverlangen nach Ausscheiden | ein Jahr (§ 4 Abs. 3 BetrAVG) |
| Angebot im Optionssystem | mindestens drei Monate vor erster Fälligkeit (§ 20 Abs. 2 BetrAVG) |
| Widerspruch im Optionssystem | mindestens ein Monat (§ 20 Abs. 2 BetrAVG) |
| Umwandlungsvereinbarung | vor Entstehung des Entgeltanspruchs |
Die Sonderfälle, die man vorbereiten muss
- Entgeltlose Zeiten (Elternzeit, Pflegezeit, Langzeitkrankheit, unbezahlter Urlaub): ruhen oder Fortsetzung mit eigenen Mitteln (§ 1a Abs. 4 BetrAVG). Seit dem 01.07.2026 sind die Fortsetzungsrechte im Versicherungsvertragsrecht verbessert (§ 212 VVG).
- Teilzeit und Entgeltänderungen: wirken auf Beitrag und Anwartschaft.
- Kurzarbeit: kein Standardfall in alten Ordnungen — und regelmäßig der Anlass, sie zu überarbeiten.
- Betriebsübergang: Verpflichtungen gehen über (§ 613a BGB); Datenübergabe planen.
- Tod während der Aktivzeit: Hinterbliebenenleistung prüfen, Nachweise anfordern, Definition des Hinterbliebenenkreises anwenden.
Wer ist zuständig?
Die unbequemste, wichtigste Frage. Empfehlung:
- eine benannte Person mit Stellvertretung, nicht „die Personalabteilung”
- ein Ablageort für alle bAV-Unterlagen, unabhängig von Personalakten
- ein Kalender mit den Fristen oben
- eine Jahresroutine: Grenzen aktualisieren, Bestandsliste abgleichen, Anpassungsprüfung planen, Zuschussberechnung stichprobenweise prüfen
Ein Betrieb, der diese vier Dinge hat, erfüllt seine bAV-Pflichten mit wenigen Stunden im Jahr. Ein Betrieb ohne sie hat einen unbekannten Aufwand — und ein unbekanntes Risiko.
Software und Portale
Versorgungsträger stellen Arbeitgeberportale bereit, in denen Meldungen elektronisch laufen. Das reduziert Aufwand erheblich — es ersetzt aber nicht die eigene Bestandsliste: Portale zeigen den Vertragsstand des jeweiligen Trägers, nicht die Zusage. Und die Zusage ist es, für die der Betrieb einsteht (§ 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG).
Häufige Fragen
Wie oft müssen wir Beschäftigte informieren?
Von Gesetzes wegen: auf Verlangen (§ 4a BetrAVG). Sinnvoll: einmal jährlich eine Standardinformation, weil sie Rückfragen bündelt und die Wertschätzung des Angebots erhöht.
Was, wenn eine ausgeschiedene Person nicht erreichbar ist?
Dokumentieren, welche Schritte unternommen wurden. Die Verpflichtung bleibt bestehen; erhält die Person später Kenntnis, ist rückwirkend zu leisten. Wer den Nachweis der Bemühungen hat, ist in der besseren Position.
Können wir die Verwaltung auslagern?
Die operative Abwicklung ja — Verantwortung und Entscheidungen nicht. Bei ausgelagerter Verwaltung sind Datenschutzvereinbarungen und klare Schnittstellen nötig, sonst entsteht eine Lücke zwischen zwei Zuständigen.
Wie lange sind Unterlagen aufzubewahren?
Solange Ansprüche in Betracht kommen — in der bAV also über Jahrzehnte. Zusagen, Umwandlungsvereinbarungen und Beitragsnachweise sollten dauerhaft archiviert werden, unabhängig von handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.